Síndico pela primeira vez é realidade em 1 a cada 5 prédios de SP

Novos ocupantes do cargo precisam estar atentos à legislação, cada vez mais dura, e a todas as responsabilidades de um gestor, alerta a Lello

A rápida verticalização da cidade de São Paulo e região metropolitana, com novos e diferentes perfis de empreendimentos imobiliários, aliada a fatores como a ampla oferta de crédito para a compra de apartamentos na planta, tem gerado um novo fenômeno: cada vez mais moradores de condomínios residenciais assumem, pela primeira vez, a função de síndico.

Na Lello, empresa líder em administração condominial, cerca de 20% dos empreendimentos são administrados por novos síndicos, que nunca tinham exercido o cargo antes e, que, portanto, deparam-se com uma realidade muito peculiar.

“O síndico é o responsável legal por tudo o que acontece no condomínio”, alerta Márcia Romão, gerente de Relacionamento com o Cliente da Lello Condomínios. “Os novos ocupantes do cargo devem estar atentos a uma série de questões, incluindo as legislações federal, estadual e municipal que atingem os condomínios, e tomar algumas providências fundamentais para o início da gestão”, diz.

Ela lembra que a administração de condomínios, atualmente, se equipara a uma gestão de empresa. É essencial que os síndicos tenham conhecimento do novo código civil, das leis trabalhistas e das obrigações contábeis e fiscais. “Ter jogo de cintura, saber ouvir moradores e funcionários e intermediar conflitos de maneira sensata também são atributos desejáveis de um bom síndico”.

A Lello preparou algumas dicas para orientar os novos síndicos eleitos sobre itens essenciais relacionados ao dia-a-dia da administração do condomínio.

Despesas – Um dos primeiros passos para o novo síndico é procurar entender as despesas de um condomínio. Funcionários, água, luz e contratos de conservação e manutenção respondem por quase 90% dos gastos de um prédio. Para qualquer planejamento posterior é importante saber quando se arrecada, perfil da inadimplência e como é feita a gestão financeira. A administradora é uma excelente aliada que o novo síndico entenda a saúde financeira do condomínio.

Situação legal – Toda vez que há troca de síndico nos condomínios é necessária a atualização cadastral.. Acompanhe com a administradora a atualização do cadastro do CNPJ do condomínio junto a Receita Federal, a atualização na Certificação Digital, nos ógãos municipais, certifique-se que todas as providências foram tomadas. Esta rotina, determinada pela Lei preserva o novo síndico, o antigo e mantém a situação cadastral do condomínio em ordem.

Documentos – Procure se inteirar com é feita a gestão de arquivos do condomínio. Este é um assunto muito delicado, e que precisa ser cuidado com profissionalismo extremo. A cada ano um condomínio gera cerca de 1.000 novos documentos. Alguns deles devem ser guardados de forma permanente, como cartão de CNPJ, convenção, planta do empreendimento, processos trabalhistas e prontuários de funcionários. Outros precisam ser arquivados por períodos que superam uma década, chegando a até 35 anos, como exames médicos de admissão e demissão de funcionários, Darfs, guias de recolhimento de Fundo de Garantia e pastas de prestação de contas.

Áreas comuns – O síndico é o responsável pela manutenção das áreas e equipamentos de uso comum do condomínio, cujas regras são estipuladas no regimento interno, incluindo multas e outras penalidades. É fundamental que o síndico, com apoio do zelador, cuide para que áreas como hall de entrada, halls dos elevadores, garagens, piscina, quadras, salão de festas e outros locais sejam utilizados conforme as normas estabelecidas no regimento. A manutenção de áreas como piscina e playground deve seguir as determinações das normas regulamentadoras.

Habilidades sociais – Além de gestor, o síndico também é um intermediador de conflitos e demandas por parte dos condôminos. Disponibilizar canais de comunicação, como e-mails ou os tradicionais livros de sugestões, são importantes para que o síndico saiba o que está ocorrendo no condomínio. É importante que ele disponibilize um tempo para conversar pessoalmente com os moradores. Uma iniciativa muito positiva é a promoção de eventos para que os condôminos se conheçam e adquiram o hábito de se relacionar. Vale festa junina, festa de natal, um churrasco para inauguração de algum espaço reformado, campeonatos esportivos, o importante é o envolvimento dos funcionários, Corpo Diretivo e Condôminos.

Seguros – O síndico deve certificar-se de que o condomínio tenha todos os seguros obrigatórios contratados, a exemplo dos que cobrem danos à estrutura da edificação, coberturas contra incêndio, raios, explosão, danos elétricos, vendaval e impacto de veículos.

Plano de Trabalho - é muito importante que o síndico tenha um plano de trabalho estabelecido, com etapas definidas e cronograma claro. Este plano pode ser debatido com a administradora, que é a maior aliada do síndico na gestão. A administradora tem muita experiência e pode contribuir para que o novo síndico tenha uma excelente gestão. O bom relacionamento entre o síndico e a administradora é vital para uma boa gestão.

Comunicação - é muito importante que o síndico estabeleça um canal de comunicação com os condôminos. Todas as benfeitorias, decisões, orientações devem ser comunicadas. A comunicação contribui para uma gestão melhor e mais participativa. Importante criar também um canal para que os condôminos comuniquem-se com o corpo diretivo. Pode ser através de um e-mail, de um horário reservado no condomínio até através do livro de ocorrências. O mais importante é conseguir a integração e participação de todos no dia-a-dia do condomínio.